Homeoffice: gesetzliche Regelungen für das Arbeiten von zu Hause

Seit 01.04.2021 sind die so lang diskutierten Regelungen für Arbeit im Homeoffice in Kraft. Hier wollen wir Ihnen gerne einen Überblick über die Kernpunkte dieser Regelungen geben. 

1. Regelmäßige Arbeitsleistungen in der Wohnung

Eine Definition von Arbeit im Homeoffice finden wir im § 2h Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG). In dieser gesetzlichen Bestimmung wurde Homeoffice so definiert: „Arbeit im Homeoffice liegt vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt.“  Unter „Wohnung“ versteht man den Hauptsitz, Nebenwohnsitze des Arbeitnehmers, eines nahen Angehörigen oder der Lebensgefährtin bzw. des Lebensgefährten. Arbeitsleistungen, die z.B. in einem Café erbracht wurden, fallen nicht unter den Begriff Arbeit im Homeoffice

2. Freiwilligkeit

Homeoffice ist Vereinbarungssache. Das heißt: es gibt weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Verpflichtung dazu. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen einen gemeinsamen Weg finden.

3. Schriftlichkeit

Eine Vereinbarung über eine teilweise oder vollständige Erbringung der Arbeitsleistung von zu Hause aus muss (aus Beweisgründen) schriftlich erfolgen. Darüber hinaus führt das Fehlen von Schriftlichkeit nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung. Daher sollten wohl auch mündliche Vereinbarungen oder ein elektronischer Abschluss per E-Mail, IT-Tools oder Handy-Signatur rechtswirksam sein. (Traxler, PV-Info 4/2001). 

4. Rücktrittsrecht

Eine Homeoffice-Vereinbarung kann sowohl von Arbeitnehmerseite als auch von Arbeitgeberseite einseitig aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzen eines Kalendermonats aufgelöst werden. Die Vereinbarung selber kann sowohl befristet sein als auch eine Kündigungsregelung (ab vier Wochen) beinhalten. 

5. Betriebsvereinbarung

Unternehmen mit Betriebsrat können eine Homeoffice-Betriebsvereinbarung abschließen. 

6. Kostenersatz

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet dem Arbeitnehmer, der im Homeoffice arbeitet, digitale Arbeitsmittel z.B. einen Laptop, ein Handy etc. zur Verfügung zu stellen. 

Falls zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer individuell oder durch Betriebsvereinbarung vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel benutzt, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Kostenersatz. Diese Kosten müssen angemessen und erforderlich sein.

7. Lohnzettel

Der Arbeitgeber ist ab 2021 verpflichtet die Homeoffice-Tage im Lohnkonto und am Lohnzettel (L16) anzuführen. Daraus ergibt sich für den Dienstgeber eine Verpflichtung, die Homeoffice-Tage zu dokumentieren, auch wenn kein Kostenersatz vereinbart wird. Dies ist eine Aufgabe der Personalverrechnung. Für das erste Halbjahr 2021 (bis zum 30.6.2021) ist es nach Ansicht der Finanzverwaltung auch vertretbar, dass die Anzahl der Homeoffice Tage im Schätzungswege z.B. Aufgrund von Erfahrungswerten des letzten Jahres angegeben werden (Kunesch, PV-Info, 3/2021).

Als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Es liegt kein Homeoffice-Tag vor, wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise einen halben Tag in der Wohnung arbeitet und danach ins Büro fährt. Auch bei Außendienstmitarbeiter (z.B. Vertreter) zählen jene Tage, an denen Kundenbesuche absolviert werden, nicht als Homeoffice-Tage.  

8. Steuerfreie Beträge

Das Homeoffice-Pauschale (§ 26 Z 9 Einkommensteuergesetz EstG) beträgt ab 01. Jänner 2021 bis zu 3,00 Euro pro Homeofficetag und steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu. Diese Homeoffice-Pauschale ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bis 300 Euro im Kalenderjahr steuerfrei. Der übersteigende Betrag ist sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig. 

Übersteigt das von mehreren Arbeitgebern abgabenfrei ausgezahlte Homeoffice-Pauschale insgesamt den Betrag von 300 Euro pro Kalenderjahr, stellt der übersteigende Teil abgabenpflichtigen Arbeitslohn dar, der in der Veranlagung zu erfassen ist. Gewährt der Arbeitgeber pro Homeoffice-Tag einen Kostenersatz von z.B. Euro 1,- und erhält der Dienstnehmer aufgrund von 150 Homeoffice-Tagen einen Kostenersatz von 150,- Euro so sind laut Antwort des Bundesministerium für Finanzen (https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html) die gesamten 150,- Euro abgabenfrei.

Das Homeoffice-Pauschale kann als fixer Monatsbetrag ausbezahlt werden (z.B. Euro 25,00 pro Monat). Der Arbeitgeber muss dann aber Sorge tragen, dass insgesamt (auf das Kalenderjahr bezogen) der richtige Gesamtbetrag steuerfrei behandelt wird. Dies wird anhand einer Prüfung am Jahresende erfolgen.  Andernfalls muss in der Lohnverrechnung im Nachhinein jener Betrag, der nicht durch die Anzahl der Homeofficetage gedeckt ist, abgabenpflichtig  abgerechnet werden.

9. Arbeitnehmerveranlagung

Falls das Homeoffice-Pauschale nicht ausgeschöpft wird, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf bis zu maximal EUR 300 als Werbungskosten geltend machen.

Zusätzlich kann der Arbeitnehmer Kosten für die Anschaffung ergonomischen Mobiliars bis zu einer Höhe von 300 Euro pro Jahr im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich absetzen. Darum ist es auch notwendig, 

10. Arbeitszeit

Grundsätzlich ist Homeoffice ein anderer Arbeitsort. Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruherechts gelten unverändert weiter. Es gibt auch das Recht des Arbeitnehmers aufs „Abschalten“.

11. Unfallversicherungsschutz

Der Arbeitnehmer steht im Homeoffice sowohl bei Arbeitsunfällen als auch bei Wegunfällen (z.B. zu einem Arzttermin, zur AK, zur Schule etc. und retour) unter Unfallversicherungsschutz. Diese „Corona-Regelungen“ wurden im ASVG und im Beamten-Kranken- und Unfallversicherungsgesetz ins Dauerrecht übernommen.

Die Unfälle, die erst nach Beendigung der Arbeit bzw. in den Arbeitspausen passieren fallen nicht unter Unfallversicherungsschutz.

12. Dienstnehmerhaftpflichtgesetz

Im Homeoffice umfasst das Haftungsprivileg nicht nur den Arbeitnehmer selbst, sondern auch seine Angehörigen. In einem neuen Absatz 4 zum § 2 Dienstnehmerhaftpflichtgesetz wird nun definiert: „Wird der Dienstgeberin oder dem Dienstgeber durch im gemeinsamen Haushalt mit der Dienstnehmerin oder dem Dienstnehmer lebende Personen im Zusammenhang mit Arbeiten im Homeoffice ein Schaden zugefügt, so sind die Bestimmungen dieses Gesetzes sinngemäß anzuwenden.“

13. Pendlerpauschale

Aufgrund der COVID-19-Krise kam es in Bezug auf das Pendlerpauschale zu einer Weitergewährung wie im bisherigen Ausmaß bis zum 30. Juni 2021. Daher war es bislang möglich, dass ein Dienstnehmer beispielsweise nur im Homeoffice gearbeitet hat, trotzdem das Pendlerpauschale geltend machen konnte. Ab 1. Juli 2021 ist dies nicht mehr möglich. Wenn bedingt durch Homeoffice nicht mehr als 10 Tage pro Monat eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vorliegt, so ist das Pendlerpauschale entsprechend zu kürzen und vom Dienstnehmer ein neuer Pendlerrechnerausdruck vorzulegen. Dies wird in der Praxis der Fall sein, wenn im Durchschnitt nicht mehr als drei Arbeitstage in der Woche im Büro gearbeitet wird.  

Was ist für Sie nun zu tun?

  1. Schließen Sie eine schriftliche Homeoffice-Regelung Vereinbarung mit Ihren Dienstnehmer. Vorlagen dazu finden Sie auf der Homepage der WKO https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/homeoffice-die-kuenftigen-regelungen.html.  Auch wir können Ihnen bei Bedarf Vorlagen zur Verfügung stellen und beraten Sie gerne beim Abschluss einer Vereinbarung.
  • Dokumentieren Sie die Homeoffice-Tage Ihrer Mitarbeiter. Auch wenn Sie den Mitarbeitern keine eigene Prämie für Homeoffice auszahlen, sind Sie als Dienstgeber  verpflichtet die Homeoffice Tage zu dokumentieren und auf dem Lohnzettel auszuweisen (siehe Punkt 7.). In der Praxis werden die verschiedenen Anbieter der elektronischen Zeiterfassung Adaptierungen vornehmen und Ihnen zur Verfügung stellen. Wenn Sie mit Excel arbeiten, einfach ein zusätzliches Feld dafür einfügen. Bei praktischen Fragen beraten wir auch Sie hierbei gerne. 
  • Die Regelungen zu Homeoffice und dem Pendlerpauschale bestehen nebeneinander. Lassen Sie daher den Pendlerrechnerausdruck Ihrer Mitarbeiter prüfen, ob dieser noch aktuell ist und wie viele Tage im Monat tatsächlich im Büro gearbeitet wird. Eventuell müssen die Mitarbeiter ein neues, aktuelles Formular abgeben.   

(Yulia Gmeiner/Markus Seper, zuletzt aktualisiert 16.06.2021)

Dr. iur. Markus Seper

Jurist, Personal- und Unternehmensberater,
Dipl. Personalverrechner

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