Folge 36 – Besprechungen organisieren

Liebe Klient:innen, Netzwerkpartner:innen und Freund:innen!

In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter:innen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – oft mehr als ein Drittel. Unser Tipp der Woche: Arbeiten Sie mit strukturierten Besprechungen, um Zeit effizient zu nutzen und produktive Ergebnisse zu erzielen.

Praxisbeispiel:
Sabine Korrekt organisiert einen Online-Call mit zehn Teilnehmer:innen. Die Besprechung startet pünktlich um 10.00 Uhr, die Agenda ist vorab verteilt. Während der Besprechung macht Sabine Notizen, hält Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines fest. Nach einer Stunde ist die Besprechung pünktlich beendet. Anschließend erstellt sie rasch ein Ergebnisprotokoll und verschickt es an alle Teilnehmer:innen. Wieder einmal konnte eine Besprechung erfolgreich durchgeführt werden – dank perfekter Organisation.

Unsere 4,33 Erfolgsfaktoren für die Organisation von Besprechungen

• 1. Terminplanung und Agenda
  Fixe Termine für regelmäßige Besprechungen schaffen Planungssicherheit. Eine vorab definierte Agenda sorgt dafür, dass keine Punkte vergessen werden und die Teilnehmer:innen sich vorbereiten können.

• 2. Pünktlicher Start und strukturierte Moderation
  Alle Teilnehmer:innen nehmen pünktlich teil. Die Leitung stellt sicher, dass alle Agendapunkte behandelt werden und die Besprechung pünktlich endet.
• 3. Ergebnisprotokoll und Aufgabenverteilung
  Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines werden stichwortartig festgehalten. Das Protokoll dient als Erinnerung, Nachweis und Informationsquelle für abwesende Teilnehmer:innen.
• 4. Zeitnahe Nachbereitung
  Das Protokoll sollte unmittelbar nach der Besprechung verschickt werden, solange die Inhalte noch frisch sind. Ergänzend können Online-Aufnahmen oder PowerPoints zur Verfügung gestellt werden – sie ersetzen jedoch nicht das Ergebnisprotokoll.
• 4.33 Praxisnutzen
  Durch strukturierte Besprechungen steigern Sie Effizienz, vermeiden Zeitverschwendung und fördern die Verantwortung der Teilnehmer:innen. Es sorgt dafür, dass Besprechungen nicht nur Termine, sondern produktive Arbeitstreffen sind.

Bei Fragen rund um Besprechungsorganisation, effizientes HR-Management oder andere Personalthemen steht Ihnen Markus Seper jederzeit zur Verfügung.

Kontakt:

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