Folge 101: Wenn Wissen mit in den Ruhestand geht – Warum Unternehmen ihr Wissen sichern müssen (04. Oktober 2026)

Kennen Sie das?

Eine langjährige Mitarbeiterin geht in den Ruhestand und plötzlich merkt das Unternehmen, wie viel Wissen eigentlich nur in ihrem Kopf steckt. Sie kennt wichtige Kunden, weiß, welche Abläufe besonders sind, kennt die richtigen Ansprechpartner und kann viele Probleme aus Erfahrung schnell lösen.

Doch wer übernimmt dieses Wissen, wenn sie nicht mehr da ist?

Der aktuelle DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 zeigt, dass 23 Prozent der Unternehmen mit einem Verlust von betriebsspezifischem Wissen rechnen, wenn langjährige Beschäftigte ausscheiden. Gerade für KMU lohnt es sich deshalb, rechtzeitig hinzuschauen.

Die 4,33 Erfolgsfaktoren aus dieser Folge:

Tipp 1: Schlüsselpersonen erkennen

Überlegen Sie, bei welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein längerer Ausfall für Ihr Unternehmen besonders schwierig wäre. Dabei geht es nicht nur um Führungskräfte, sondern auch um erfahrene Fachkräfte mit besonderem Kunden-, Prozess- oder Erfahrungswissen.

Tipp 2: Wichtiges Wissen sichern

Dokumentieren Sie nicht alles, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wissen, das andere Mitarbeiter für die Übernahme der Aufgabe wirklich benötigen. Dazu gehören beispielsweise wichtige Kontakte, besondere Kundenanforderungen oder typische Fehlerquellen.

Tipp 3: Wissen weitergeben

Lassen Sie erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Wissen aktiv an Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Gemeinsame Kundentermine, die Begleitung bei schwierigen Aufgaben oder regelmäßige Gespräche sind dafür oft wertvoller als ein umfangreiches Handbuch.

Tipp 4: Rechtzeitig beginnen

Wissenstransfer braucht Zeit. Wenn bereits bekannt ist, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht, sollten Sie deshalb frühzeitig mit der Übergabe beginnen und nicht erst wenige Wochen vor dem letzten Arbeitstag.

Tipp 4,33: Machen Sie Wissenstransfer zur Personalplanung

Fragen Sie sich bei jeder personellen Veränderung: Welches Wissen könnte mit dieser Person das Unternehmen verlassen und wer soll dieses Wissen künftig übernehmen?

Wenn diese Frage selbstverständlich zur Personalplanung gehört, wird aus einem möglichen Risiko ein gut planbarer Prozess.

Tipp der Woche

Fragen Sie eine erfahrene Mitarbeiterin oder einen erfahrenen Mitarbeiter: „Was sollten wir unbedingt wissen, wenn Sie einmal nicht mehr da sind?“

Sie werden möglicherweise überrascht sein, wie viel wertvolles Wissen dabei sichtbar wird.

Denn gute Personalarbeit bedeutet auch, das Wissen jener Menschen zu bewahren, die ein Unternehmen über viele Jahre aufgebaut haben.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Gemeinsam bringen Ihr Team zum Leuchten!